Articles sur le sourcing en Chine

Etablir son cahier des charges pour ses achats en Chine

Avant de vous lancer dans une recherche de fournisseurs ou de vous demander combien vous coûtera le transport de vos marchandises depuis la Chine, il est important dans un premier temps que vous établissiez un cahier des charges précis.
Cela vous permettra de séléctionner le fournisseur avec une plus grande précision et ainsi de permettre une production sereine des deux côtés.

Pour commencer, il vous faut clairement définir les objectifs de votre cahier des charges. Cela peut être d’établir une description simple et compréhensible du produit, de définir votre coeur de cible et d’identifier les besoins auxquels le produit répondra.

Dans un deuxième temps, déterminez les fonctions (principales et complémentaires) du produit. Les fonctions principales sont celles qui définissent l’utilisation première du produit (par exemple, pour une clé usb il s’agit du stockage d’informations). Les fonctions complémentaires sont celles qui viennent compléter la ou les fonctions principales.

Une fois que vous avez clairement défini les objectifs de votre produit, il vous faut spécifier vos contraintes techniques (économique, humaine, matérielle etc).
Bien définir les contraintes techniques vous permettra d’avoir en main un budget précis en fonction de vos estimations de ventes, des coûts de production/transport/stockage, de définir le meilleur matérau à utiliser pendant la production et de préciser autant que faire se peut toutes les obligations matérielles que l’usine devra respecter pour se conformer à votre demande.

Un point également que vous devez absolument prendre en compte dans votre cahier des charges est de connaître la norme de votre produit. Elle vous permettra d’identifier les fournisseurs ayant les certifications appropriés (et donc les compétences), ce qui vous permettra d’envisager un passage en douane et une utilisation commerciale de votre produit en toute tranquilité.

Il faut bien comprendre que plus votre cahier des charges sera précis, plus il vous permettra de cerner les fournisseurs les plus compétents car vous aurez fait en amont tout un travail de recherche facilitant ainsi votre recherche d’usine.

Ecrit par Thibaud Rassat

Sources:

http://fr.wikipedia.org/wiki/Cahier_des_charges
http://www.doc-etudiant.fr/Methodologie/Outils-danalyse/Cours-Cahier-des-charges-Produit-6120/1.html
http://ec.europa.eu/enterprise/policies/european-standards/faq/index_fr.htm

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Qu’est ce qu’un « shipping mark »?

Si vous vous lancer dans l’import-export, vous avez très probablement déjà rencontré ce terme.

En français, cela peut être traduit par marque d’expédition. Il s’agit en fait des informations à indiquer sur les cartons afin que ceux-ci puissent être clairement identifiés.

Il appartient généralement à l’importateur de spécifier au fournisseur les informations à mentionner.

Dans le cas d’un transport international, voici les données que l’on retrouve le plus souvent:
– Nom ou logo de l’acheteur
– Nom du produit et/ou sa référence
– Poids net et brut d’un carton
– Dimension d’un carton
– Nombre de cartons (et son numéro): par exemple 1/50, 2/50, 3/50, 4/50 etc.
– Pays d’origine: par exemple “made in China”
– Pays de destination

L’identification des cartons étant le but premier des « shippings marks« , il est important de spécifier également toute différenciation entre les cartons d’une même cargaison (par exemple: couleur du produit si différente entre les cartons).

Les « shipping marks » doivent être imprimé de façon visible (en majuscule généralement) et l’impression doit être de qualité pour pouvoir tenir tout le long du transport.

Important: assurez-vous que les informations mentionnées sur les cartons correspondent à celles indiquées sur la Bill of Lading, packing list et facture commerciale. Toute différence pourra retarder le dédouanement de quelques jours le temps que la douane s’assure de la bonne correspondance des différents documents au produit en question.

Ecrit par Thibaud Rassat

Sources:
http://www.malaysiaexports.com/inex12.4.shipping.marks.htm
http://www.tauruslogistics.co.nz/info/glossary

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La couverture à terme : Un outil fiable ou une solution à risque ?

Note de gcb sourcing: Cet article a été écrit par un membre de la société RationalFX. N’ayant pas encore utilisé leurs services, nous ne pouvons pas les recommander. Cependant nous avons trouvé leur article très judicieux car la fluctuation des devises est un  élément essentiel des achats en Chine de part son influence sur votre prix d’achat. Nous les remercions de pouvoir partager cet article avec nos lecteurs.

« Lorsque vous importez des marchandises et payez un fournisseur dans une devise différente de l’Euro, vous êtes naturellement exposé au risque de change. Le risque de change désigne la variation du cours de l’Euro par rapport à la devise de facturation utilisée par votre fournisseur en Chine ou n’importe où dans le monde.

En effet, l’Euro comme l’USD et toutes les autres devises évolue à la hausse ou à la baisse sur le marché des changes. Lorsque vous passez commande de 20.000 USD auprès de votre fournisseur aujourd’hui à 1 Euro pour 1.40 USD, vous consultez le cours de change sur internet et calculez qu’il vous faudra débourser 14.285 Euro pour payer votre facture de 20.000 USD. Tranquillement, vous calculez votre marge commerciale et votre prix de vente.

Attention, vous pourriez perdre de l’argent ! En effet, en général  le fournisseur vous demande de régler un acompte et le solde à la livraison. Si vous êtes livré à 30 jours, vous allez payer le solde de votre facture avec un cours de change différent que celui utilisé à la commande. En effet, si le cours est par exemple tombé à 1.33 USD pour 1 Euro, il vous en coûtera 15037 Euro soit un surcoût de 751 Euro.

Le fonctionnement du contrat à terme ou de la couverture à terme consiste à fixer un cours de change pendant une période de 7 jours à 1 an. Ainsi, entre le jour où vous passez commande auprès de votre fournisseur et le moment où vous réglez le solde de votre facture, le cours de change reste inchangé. Vous pouvez ainsi fixer vos marges commerciales et votre prix de vente sans crainte de faire des pertes ou de mettre votre entreprise en péril.

La devise la plus utilisée dans le monde est l’USD et il est intéressant d’observer son évolution par rapport à l’Euro depuis octobre 2010. En effet, on s’aperçoit que les variations ont été conséquentes. Début janvier, 1 euro s’échangeait à moins d’ 1.30 dollars alors qu’en mai ce même Euro valait plus de 1.46 dollars.

Les modalités du contrat à terme :

Concrètement, lorsque vous prenez une couverture à terme sur 3 mois pour un montant de 50.000 USD, il fait bien comprendre que votre banque ou l’établissement de paiement réserve pour vous 50.000 USD, somme qui devra être utilisée avant la date d’échéance du contrat. Au moment où le contrat est ouvert, un dépôt de garantie est demandé. Celui-ci représente généralement 5% du montant total de la couverture soit une avance de trésorerie de 2500 USD remboursable à la date de maturité du contrat à terme ou utilisable directement pour votre paiement fournisseur.

Que se passe-t-il si vous n’utilisez pas toute votre couverture à terme ?

Si vous avez réservé 100.000 USD avec votre banque ou votre établissement de paiement et que vous vous rendez compte que vous n’utiliserez pas la totalité de cette somme le mieux est de consulter dès que possible votre conseiller. Légalement, la procédure à suivre par votre partenaire financier consiste à revendre le résidu, c’est-à-dire la somme en USD que vous n’allez pas utiliser sur le marché des changes. Par exemple si vous n’utilisez que 60.000 USD sur une couverture à terme de 100.000 USD, votre conseiller revendra 40.000 USD sur le marché des change. Si le cours de change est défavorable, vous subirez une perte correspondant à la différence entre le cours établit pour votre contrat à terme et le cours le jour de la revente. Exemple : Le cours de votre contrat à terme était à 1.37 USD pour 1 Euro, il est à 1.34 USD au moment de la revente, vous perdez donc 653 Euro sur la revente de 40.000 USD. L’exemple ci-dessus démontre que la couverture à terme doit être utilisée uniquement dans certains cas. Le mieux est de vous assurez de la qualité et de l’expertise de votre interlocuteur.

Qui peut efficacement parler de contrat à terme avec vous ?

La plupart des institutions financières conseillent facilement pour ne pas dire systématiquement les couvertures à terme sans poser plus de questions. Parler de vos besoins en devises doit être fait avec un interlocuteur qui maîtrise cet outil financier et qui saura vous accompagner dans votre problématique internationale. L’interlocuteur bancaire chargé de vous conseiller sur les solutions de crédits pour entreprise, solutions d’assurances ou de téléphonie d’entreprise ne sera pas l’interlocuteur adéquat. De même, ne vous adressez pas au guichet de votre banque mais essayez d’obtenir auprès de votre banque un accès à une salle de marché. Vous pouvez également vous orienter vers les établissements de paiements, chargés d’accompagner des entreprises qui ont une activité d’importation ou des factures en devises à effectuer.

A propos de RationalFX

RationalFX est un établissement de paiement qui accompagne les PME et TPE dans l’envoi et la réception de paiement internationaux en leur proposant des virements internationaux pour 9.90 Euros par transaction et 0% de commission de change (En moyenne 230 euros d’économie constatée sur une facture de 10000 dollars ). Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site www.RationalFX.fr ou contacter un conseiller au N° VERT 0805 102 573. »

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Contrôle qualité de fin de production : à ne pas oublier

Maintenant que vous savez qu’il est essentiel de faire un contrôle qualité en fin de production, arrêtons nous un instant sur les principaux éléments à vérifier lors de votre visite (ou celle de votre intermédiaire) à l’usine.

  • La quantité : s’assurer que votre fournisseur a bien produit la quantité demandée (contrôlez aléatoirement certains cartons pour compter le nombre de produits et vérifiez le nombre total de carton). Cela ne prend que quelques minutes mais permets d’éviter des surprises.
  • Les caractéristiques de votre produit : en fonction du type de produit, vérifiez les caractéristiques principales telles que les dimensions, les couleurs (avez-vous pensé à donner un code couleur à l’usine avant le début de la production ?), la forme, le matériau, le poids etc. Il est très fréquent de voir des fournisseurs utiliser des matériaux beaucoup moins chers et donc moins résistants.
  • Le fonctionnement : que votre produit soit une clé usb, un vélo, un lecteur mp3 ou autre, essayez le ! Rien ne vaut un test en « live » pour être certain qu’il n’y a pas de malfaçon.
  • Le conditionnement : assurez-vous que vos produits sont emballés correctement (c’est à dire suffisamment bien pour qu’ils ne cassent pas pendant le transport) et inspectez l’état des cartons (de nombreux fournisseurs utilisent des cartons de faible qualité, cartons qui sont très souvent complétement rammolis après quelques jours de stockage).
  • Documents de transport : profitez de votre passage à l’usine pour vérifier la facture (invoice) et la liste de colisage (packing list). Les informations mentionnées dessus doivent correspondre à votre commande.
  • Vérifier le shipping mark sur les cartons. Même si vous l’avez confirmé auparavant, il est toujours bon de s’assurer sur place qu’il n’y a pas de fautes sur celui-ci.
  • Profitez de cette visite à l’usine pour demander au fournisseur de vous faire visiter. Il est toujours intéressant de voir l’état des machines utilisées, leur nombre, la propreté de l’usine, le nombre d’employés au travail, la date des certifications que l’on aperçoit souvent encadrées sur les murs. Autant de détails qui vous aideront à évaluer le sérieux du fournisseur si vous n’avez pas pu organiser une visite de l’usine avant le lancement de la production.

Conseil : dans la mesure du possible, amenez lors de votre visite à l’usine un échantillon validé par vos soins avant la production de masse. Vous aurez ainsi un comparatif idéal pour juger de l’état de la production.

Ecrit par Thibaud Rassat

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Contrôle qualité : les points à ne pas oublier

Mettre en place un contrôle qualité est une chose aisée. Qu’il soit en début, milieu ou fin de production, il suffit de prévenir le fournisseur et d’inspecter la marchandise selon les critères que vous aurez bien entendu pré-définis.

Anticiper les étapes successives d’une production et mettre en place des processus de contrôle et de suivi en plus de prévoir cette (ou ces) inspection(s) dans votre planning (ou dans votre budget si vous passez par un intermédiaire) pousse la démarche plus loin et vous permettra de détecter les erreurs le plus tôt possible.

Tous les points mentionnés ci-dessous peuvent être inclus dans un contrat ou dans un document annexe qui devra être signé/tamponné par vous et le fournisseur. Même s’il est toujours compliqué de faire respecter un contrat à la lettre par un fournisseur, cela donnera une base de négociation pour faire valoir vos droits.

Enfin, cette liste n’est ni exhaustive ni obligatoire mais peut ajouter à votre crédibilité et donc amener le fournisseur à vous prendre plus au sérieux (et donc votre commande par la force des choses).

En premier lieu, vous pouvez mentionner que le fournisseur doit vous avertir du planning et de l’évolution des différentes étapes de production (réception du matériel brut, date de début de la production, date de production de la première pièce, date de fin de production et lorsque 80% de celle-ci est empaquetée et prêts à être transmise au transporteur).

Un email de confirmation pour la mise à jour de chacune de ces étapes doit être envoyé par le fournisseur, cela vous permettra de contrôler que celui-ci respecte bien ses engagements initiaux en terme de délai et vous permettra en même temps de mettre à jour votre planning.

Concernant le contrôle qualité en lui-même, il ne suffit pas dans le contrat de préciser que vous ou un intermédiaire effectuera un contrôle qualité, mais il faut également indiquer quelles seront les conséquences selon les résultats de cette/ces inspection(s) :
– En cas de dysfonctionnement du produit ou d’erreurs apparentes, le fournisseur doit pouvoir vous fournir une explication dans les 24h et de vous informer des correctifs qu’il apportera aux produits concernés et dans quel délai.
– Si le nombre de produits défectueux dépasse le seuil d’erreur préalablement indiqué au fournisseur, celui-ci doit s’engager à faire contrôler l’ensemble de la production et à remplacer l’ensemble des produits non conformes. Le délai pour le remplacement de ceux-ci doit être précisé.

Lorsque vous ou le fournisseur ferez effectuer des tests afin de contrôler la bonne correspondance de vos produits aux normes du pays de destination, il est également utile de préciser que le fournisseur se doit, en cas de test négatif, de prendre en charge les coûts liés au deuxième test.

Les fournisseurs sont très souvent réticents dès que l’on parle de test, il est essentiel de préciser dans le contrat de production quel test sera effectué (par exemple EN 581 pour du mobilier) pour qu’il ne soit pas pris par surprise et ne puisse vous répliquer, une fois le test effectué, que son produit aurait pu passer un autre test sans problème.

Bien entendu, il est toujours difficile de faire appliquer strictement tous ces points ci-dessus, mais en en précisant un maximum dans le contrat de production, cela vous donnera une plus grande manœuvre de négociation en cas de mauvaise foi du fournisseur. Evitez bien entendu d’exagérer les responsabilités du fournisseur en indiquant par exemple qu’il sera responsable des coûts liés à l’annulation et report d’un départ aérien/maritime si la production est retardée.

Il convient à chacun de s’organiser en amont pour que la commande se passe au mieux. Une bonne communication, des échanges réguliers et une compréhension des besoins de chacun sont des éléments essentiels qui permettront de travailler plus sereinement et donc de faire en sorte que vos achats en gros  se déroulent au mieux.

Ecrit par Thibaud Rassat

Sources :
http://www.qualityinspection.org/quality-control-plan/

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