Pour de nombreuses entreprises les informations à fournir pour faire une demande de cotation restent floues. Il faut ainsi fournir plusieurs renseignements à la société à laquelle vous vous adressez :
– Le cahier des charges produit
– La quantité et le budget
– Les délais
– D’autres précisions telles que : votre cible et le moyen par lequel vous allez vendre votre marchandise, votre volonté ou non de prendre en charge une partie du transport, le lieu de livraison, …

Le produit.

Le cahier des charges doit contenir une description précise des éléments liés au produit, c’est-à-dire les informations dont l’agent de sourcing a besoin pour accéder à votre demande. Il est sûr qu’une requête telle que « je recherche des produits à bons prix en Chine » ne peut être traitée de manière convenable ! En effet la société de sourcing peut trouver quasiment tout ce que vous lui demandez mais elle n’est pas là pour créer votre business.

Il est nécessaire de lui envoyer des informations précises sur le ou les éléments que vous souhaitez importer. Il ne suffit donc pas de simplement préciser l’objet que l’on désire.

Ainsi « Je désire importer des clés USB de Chine » n’est pas suffisant non plus, il faut préciser entre autres la capacité des clés, leur couleur, leur forme, leur qualité. Plus la description sera complète et technique et plus vous aurez de chances que la société basée en Chine trouve exactement le produit que vous désirez. Voici une liste succincte des éléments à fournir :
– Matière
– Couleur
– Normes en vigueur
– Capacité
– Taille et poids
– L’emballage, surtout s’il est spécifique. Exemple d’emballage à mentionner : vous faites fabriquer des maillots de bain hommes et femmes et désirez qu’ils soient chacun empaqueté dans des pochettes individuelles aux couleurs de votre marque et réutilisables.
– Photos : lorsque vous en avez, cela facilite le travail de recherche de fournisseur de la société de sourcing

La quantité et le budget.

Il faut premièrement prendre en compte les MOQ : minimum order quantity (quantités minimales de commande). Souvent les fournisseurs refusent de signer un contrat d’une valeur inférieure à 3000USD.

De plus il existe des frais incompressibles tels que les frais de transport : le volume minimum est de 2m³ en maritime, les papiers de douane et les frais de moule. Les frais de moule sont très élevés et correspondent à la fabrication d’un nouveau moule pour usiner une série.

La quantité et le budget sont d’autre part très liés et il y a plusieurs solutions en ce qui les concerne, dont :
– Vous connaissez les prix du marché (des concurrents), la marge que vous voulez instaurer, les coûts de transport, de maintenance, etc. Vous pouvez alors demander un nombre x de pièces pour un prix y.
– Vous avez un budget alloué et avez une idée précise de la qualité de vos produits. La société de sourcing va alors négocier avec le fournisseur afin d’avoir un maximum de pièces.
– Vous désirez un certain nombre de produits, disposez d’une certaine fourchette de budget et avez une idée de la qualité nécessaire. La société de sourcing va négocier le prix avec son fournisseur afin que le rapport qualité prix soit le meilleur.

Il faut noter que lorsqu’une société de sourcing envoi un devis, les coûts de transport et de maintenance – fonction de l’Incoterm – y sont inclus.

Les délais de livraison.

Pour importer des produits de Chine le délai minimum réalisable est de trois mois. Ainsi si votre demande est urgente et à moins d’avoir les moyens de payer un fret aérien, il est in-envisageable de se fournir dans ce pays.

Ce délai se compose en général de trois parties relativement égales :
– Environ un mois pour la mise en place du projet que l’on peut diviser en quatre points principaux. Tout d’abord la société de sourcing et la compagnie française – ou étrangère – doivent s’accorder sur le(s) produit(s). Ensuite, la société de sourcing négocie avec son fournisseur. Puis elle envoie des photos du (des) produit(s) et  des échantillons afin que le commanditaire puisse juger si c’est vraiment ce qu’il recherche. Enfin, après l’accord du client la production est lancée
– Entre 20 et 30 jours de production
– Environ 5 semaines de transport en bateau depuis la Chine vers l’Europe. Ces cinq semaines d’acheminement comprennent :
• 4 semaines de fret maritime
• 1 semaine durant laquelle les formalités de dédouanement, le déchargement du bateau et le post acheminement sont réalisés.

Autres précisions.

Dans le cas où vous avez une idée précise de votre cible, il peut être utile de la mentionner à la société de sourcing qui pourra alors davantage se faire une idée de ce que vous recherchez. Il peut également être profitable de préciser la manière dont vous allez distribuer votre marchandise.

Mentionner le lieu de livraison est indispensable pour le calcul du transport. Si vous souhaitez prendre en charge une partie du transport, prévenez votre agent de sourcing afin qu’il puisse choisir le bon Incoterm.

A retenir :

Les trois premiers points cités ci-dessus sont indispensables à la société de sourcing pour commencer la recherche de fournisseur et ainsi lancer concrètement votre projet.

Comme tout premier contact commercial, celui avec l’agent de sourcing est très important. Plus votre premier e-mail sera précis et plus il pourra traiter rapidement votre demande, vous faisant par conséquent gagner un temps précieux.